​Bitki, bitkisel ürün ve diğer maddeleri ithal etmek isteyen gerçek veya tüzel kişiler ya da kanuni temsilcileri, örneği Genel Müdürlükçe belirlenen ithalat başvuru formu ile müdürlüğe müracaat ederler. Başvuru formu ekinde ihracatçı ülke resmî bitki koruma servisi tarafından düzenlenmiş Bitki Sağlık Sertifikasının veya Yeniden İhracat (Re-Export) Bitki Sağlık Sertifikasının aslı, gümrüğe beyan edilen uluslararası taşıma belgelerinin biri ile ürüne ait faturanın fotokopisi bulunur. İthalatçılar ve bunların kanuni temsilcileri ithalat öncesi aşağıdaki şartları yerine getirmiş olması gerekir.​