Tüm ithalatçılar ya da bunların kanuni temsilcileri yakın bir zamanda gelecek bitki, bitkisel ürün ve diğer maddelerin ithalini, önceden ilgili müdürlüklere bildireceklerdir. Bu bildirim deniz yoluyla nakliyatta sevkiyatın gelişinden en az 24 saat önce; hava yoluyla nakliyatta sevkiyatın gelişinden en az 4 saat önce; kara yoluyla nakliyatta ise sevkiyatın gelişinden en az 12 saat önce verilmelidir. Bu bildirim ek-10'da yer alan sevkiyat bildirimi formuna uygun olarak sicil numarası eşliğinde, giriş noktasındaki müdürlüğe TBS (Tarım Bilgi Sistemi) aracılığıyla yapılır.