A- MÜRACAT

1- Müracaat Dilekçesi (Asıl)

2- Bitki Sağlık veya Re-eksport Bitki Sağlık Sertifikası (Asıl)

3- Ön İzin Belgesi (Bazı ürünlerde)

4- Uluslar Arası Geçerliliği Olan Bir Taşıma Belgesi (Tır karnesi) veya Özet Beyan veya Transit Beyannamesi

5- Fatura

​6- Vekâletname (Müdürlüğe ilk defa müracaat eden firmalar için)

​B- KONTROLLER

1-Belge kontrolü,

2-Beyan kontrolü,

3-Bitki sağlığı kontrolü.

1-Belge kontrolü: bitki, bitkisel ürün ve diğer maddelere ait başvuru formu (müracaat dilekçesi) ekinde bulunması gereken belgelerin, tam ve usulüne uygun tanzim edilip edilmediğinin kontrolüdür (Bu belgeler ürün ve ülkelere göre değişir).

a) Yasaklı ve kısıtlama getirilmiş ürünler olmamalı

b) Belgeler tam ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş olmalı

c) Kabul edilemez belgeler içermemeli,

2- Beyan kontrolü: Müracaat dilekçesi ekinde ibraz edilen belgelerin bitki, bitkisel ürün ve diğer maddeler ile uyumlu olup olmadığının kontrolüdür. Gerektiği hallerde ilave belgeye ihtiyaç duyulabilir

3- Bitki sağlığı kontrolü: Belge ve beyan kontrollerinin tamamlanmasından sonra; bitki, bitkisel ürün ve diğer maddelerin, ambalajlarının ve gerektiğinde nakil araçlarının karantinaya tabi zararlı organizmalardan arî olup olmadığı ve özel şartları taşıyıp taşımadığının tespiti için yapılan resmî kontroldür

a) Bitki sağlığı kontrolleri sonucunda; gözle yapılan kontrollerin ve analizlerle yapılan kontrollerin tamamı uygun olmalıdır.

b) Ülke veya ürüne göre değişen özel şartların tamamı sağlanmalıdır.

c) Ürünü taşıyan ahşap ambalaj malzemeleri ISPM-15 logosu taşımalıdır.

d) Taşıma araçları, bitki sağlığı açısından uygun ve temiz olmalıdır.​​